日頃の業務で多くの時間をとられる「会議」。ムダが多いと感じたことはないだろうか？ そんな会議をより良いものにする改善ガイドラインを地方自治体が作ったと話題になっている。
【映像】これぞ「プロの仕事」！ バズった「会議改善ガイドライン」
「資料の共有だけなら集まらなくてもいいのでは」「せっかく集まったのに、資料の読み上げに大半の時間を費やしている」「会議時間が長引いた割に、話が進まなかった…」
尽きることのない、会議に関する悩み…。そんな中、ある資料がSNS上で注目を集めている。
「会議改善の資料。これすごい資料だ。プロの仕事」
資料を作ったのは、なんと新潟県にある柏崎市役所！ 作成した市の職員は反響に「びっくりした」と話す。
「外向けというより職員に見てもらいたい資料だったので予想外の出来事になった」（柏崎市人事課 毛見厚生研究係主任）
一体なぜ、柏崎市で「会議の進め方改善ガイドライン」を作ることになったのか？
柏崎市ではDXの導入に取り組む一方、職員から「日ごろの業務が忙しすぎて新しいことをする余裕がない」という声が。平均すると、業務のおよそ２割を会議が占めていることがわかった。
そこに資料や議事録の作成といった作業を加えれば、会議のために膨大な時間がとられてしまう。
「会議は当たり前のようにやっているため、目を向けなければ今までのやり方を何となく続けていることがある」（毛見主任）
「会議は全ての業務の土台」「会議の質が業務の質を左右する」
この言葉から始まる「会議の進め方改善ガイドライン」。まず初めに「会議の開催が必要か考える」ことから始まる。
「職員一人ひとりが多くの業務を抱えているため、簡単な情報共有ならデータのやり取りを行うことで会議を行わない選択肢も増える」（毛見主任）
「その会議本当に必要ですか？」━━まずは会議自体をなくすことも提案している。
「集まる＝相手の時間をとる」という意識を持ち、別の方法で業務を進められないか考えてみたうえで、会議の開催が必要だと判断したら、次に必要なのが「目的の確認」だ。
「会議の目的やゴールが明確にならないなど、何の役割を期待されて出席を求められているのかわからないままスタートすることが意外に多く、議論がダラダラ長くなってしまったり、消化不良で終わってしまうことも」（毛見主任）
そこで必要なのが、事前準備。会議で何を話し合うのか、議題や時間配分などを決めて記した計画表「アジェンダ」を会議の前に参加者に共有。「とりあえず１時間の会議」などと設定せず、何を決めるのかを理解したうえで議論するのが望ましいという。
柏崎市では会議の改善に取り組むことで業務の質を向上し、より良い市民サービスの提供につとめたいとしている。
「必要な議論には時間をかけ、説明や報告など簡素化できるところは簡素化するというメリハリのついた会議を行いたい。全員が一つの認識を持って職位や立場関係なく、活発に意見を言い合えるのが理想の会議だ」（毛見主任）
全48ページで会議の進め方・会議室の使い方・資料の作り方まで丁寧に解説した「会議の進め方改善ガイドライン」を受けて、VISITS Technologies株式会社 CEOの松本勝氏は自社での取り組みを話した。
「弊社でも1分1秒をムダにしないよう徹底している。まずは会議の人数を絞ることだ。これは『会議は7人以上になると当事者意識が下がる』という研究結果に基づいている。加えて、『会議をやるかやらないか』についても週単位で見直して形骸化したものは開かないようにしている。さらには『社内用の資料をキレイに整えない』こともルール化している。お客様用の資料と違い、社内の会議資料はメモ書きでよく、整える時間があるなら他のことに使えばいいのだ」
（『ABEMAヒルズ』より）
